Rozsah povinné úpravy ve školním spisovém řádu Škola musí MINIMÁLNĚ pokrýt tato témata (odvozeno z § 64-69 zákona a § 2-19 vyhlášky): a) Příjem dokumentů (kanály, formáty, přidělení jednoznačného identifikátoru). b) Evidence - jaké údaje se zapisují, jak se vede jmenný rejstřík. c) Rozdělování a oběh dokumentů, určení odpovědných osob. d) Vyřizování a podepisování, autorizovaná podání vůči orgánům veřejné moci. e) Odesílání dokumentů (listinně, datovou schránkou, e-mailem se ZEP apod.). f) Ukládání spisů ve spisovně - podmínky prostor, zápůjčky, evidence. g) Vedení spisové služby v mimořádných situacích (§ 26 vyhlášky). h) Přechod na elektronický systém spisové služby, pokud jej škola používá. Obsah skartačního řádu a) Spisový a skartační plán - hierarchicky uspořádané „věcné skupiny“ se spisovým znakem, skartačním znakem (A/S) a lhůtou: Skartační znak „A“ = návrh na dlouhodobé uchování (archiválie). Skartační znak „S“ = návrh na zničení po uplynutí lhůty. Lhůta = celé roky, počítané od 1. ledna roku následujícího po „spouštěcí události“ (např. uzavření spisu, ukončení studia, vyřazení majetku). b) Popis spouštěcích událostí a způsobu běhu lhůt. c) Periodicita a postup skartačního řízení: Každoročně/každé 3 roky zkontrolovat spisy s uplynulou lhůtou. Sestavit seznamy dokumentů (odděleně znak A a S) - listinně či z elektronického systému podle § 20 odst. 4 a 5 vyhlášky. Seznam předložit příslušnému státnímu oblastnímu archivu k posouzení. Po potvrzení zničit dokumenty se znakem „S“, převzít archiválie se znakem „A“ archivem nebo je dále chránit podle pokynů archivu (např. digitalizace). d) Odpovědnost za skartační řízení (typicky hospodářka školy / vedoucí spisovny). Praktický postup tvorby směrnice ve škole Zmapujte všechny druhy agend a dokumentů (spisy žáků, pracovní smlouvy, účetní doklady, BOZP, pedagogická dokumentace, správní řízení atd.). Vytvořte návrh věcných skupin a přiřaďte jim spisové znaky. Určete skartační znak a lhůtu - inspirujte se obdobnými plány jiných škol, ale vždy ověřte, zda lhůta vyhovuje speciálním předpisům (např. zákon o účetnictví, školský zákon, zákon o archivnictví). Sestavte text „Spisového a skartačního řádu“: Úvod (právní základ, účel, působnost). Část I - Spisový řád (články k bodům 2a-2h). Část II - Skartační řád (popis plánu, postup řízení, vzory formulářů). Přílohy - přehled zkratek, vzory štítků, seznam dokumentů nepodléhajících evidenci apod. Proberte návrh s vedením školy, ekonomem a IT (kvůli elektronické spisové službě). Před schválením lze konzultovat s příslušným archivem; většina archivů poskytuje metodickou pomoc. Po vydání směrnice interně proškolte všechny zaměstnance (pedagogický i nepedagogický personál). Nejčastější chyby, kterým se vyhnout Chybí spouštěcí událost, takže nelze určit počátek běhu lhůty. Totéž spisové číslo/popis používá více agend - riziko záměny dokumentů. Spisy jsou ukládány u pracovníků „na stole“ i po vyřízení a nejsou včas předány do spisovny. Škola vede elektronickou evidenci, ale nevytváří pravidelné zálohy a exporty pro skartační řízení ve formátu SIP dle národního standardu. Doporučené minimální skartační lhůty (orientační) (konkrétní lhůtu vždy potvrďte s archivem) Spisy žáků / studijní záznamy: A/45 (předání archivu po 45 letech). Třídní výkazy, katalogové listy: A/45. Personální spisy zaměstnanců: A/45. Mzdové listy: S/45 (poté skartace). Účetní doklady: S/10, účetní závěrky: A/10. Provozní korespondence: S/5. Formalizace a platnost Spisový a skartační řád vydá ředitel školy jako vnitřní předpis; datum účinnosti musí být uvedeno. Ke změně legislativy (např. novela vyhlášky) proveďte revizi směrnice. Tento postup vychází přímo z platných ustanovení zákona č. 499/2004 Sb. a vyhlášky č. 259/2012 Sb. Je-li škola správcem dokumentů v digitální podobě, nezapomeňte respektovat též „Národní standard pro elektronické systémy spisové služby“ (§ 69b zákona).

Vzorový spisový a skartační řád pro základní/střední/vyšší odbornou školu (verze 08/2025 - připraveno podle zákona č. 499/2004 Sb. a vyhlášky č. 259/2012 Sb.; text slouží jako šablona - zvýrazněné pasáže v hranatých závorkách si upravte pro konkrétní školu) I. Úvodní ustanovení Předmět úpravy Tento vnitřní předpis stanoví pravidla pro příjem, evidenci, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování (skartaci) dokumentů [Název školy] (dále jen „škola“) v souladu s § 63 odst. 2, § 64-69 a § 68 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Rozsah působnosti Předpis je závazný pro všechny zaměstnance školy v pracovním poměru i pro osoby vykonávající činnosti na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, pokud nakládají s dokumenty školy. Výklad pojmů Pro účely tohoto řádu se pojmy „dokument“, „spis“, „spisový znak“, „skartační znak“, „skartační lhůta“ a „skartační řízení“ vykládají podle § 2 zákona č. 499/2004 Sb. a § 15 vyhlášky č. 259/2012 Sb. II. Spisový řád Čl. 1 Příjem dokumentů Dokumenty se škole doručují: a) listinně (poštou, osobním podáním), b) elektronicky (datová schránka ID: [ID školy], e-mail s kvalifikovaným podpisem, elektronické podatelny), c) přenosnými nosiči (USB, CD) - pouze ve formátech uvedených na webu školy. V den doručení (nebo vzniku) je dokument opatřen jednoznačným identifikátorem (číslo jednací/evidenční číslo). Čl. 2 Evidence dokumentů Evidenční pomůckou je: Elektronická evidence (modul „Spisová služba“ IS Munis) pro datové zprávy a vybrané listinné dokumenty, Podací deník v listinné podobě pro ostatní listinné dokumenty. Povinné údaje záznamu (§ 8 vyhlášky): identifikátor, datum doručení/vzniku, odesílatel/adresát, věc, počet listů/příloh, spisový znak a skartační znak, způsob vyřízení. Škola vede jmenný rejstřík automaticky v modulu spisové služby (§ 64 odst. 4 zákona). Čl. 3 Rozdělování a oběh dokumentů Podatelna (resp. pověřená osoba) do 24 h předá dokumenty k vyřízení příslušným útvarům/učitelům dle rozdělovníku. Předávka se provádí v evidenci změnou stavu „přiděleno“. Čl. 4 Vyřizování a podepisování dokumentů Dokument musí být vyřízen nejpozději do 30 dnů, nebyla-li stanovena jiná lhůta. Podepisují: ředitel školy, zástupce ředitele (v rozsahu písemného pověření), další oprávněné osoby (pověření je uloženo ve spisovně). Čl. 5 Odesílání dokumentů Listinné zásilky - Česká pošta doporučeně; utajené zásilky výhradně do vlastních rukou. Elektronické - datová schránka, e-mail s kvalifikovaným podpisem; velké soubory prostřednictvím zabezpečeného úložiště. Čl. 6 Ukládání dokumentů (spisovna) Spisovna se nachází v místnosti [č. dveří, budova]; splňuje podmínky § 68 odst. 4 zákona. Vyřízené spisy se ukládají nejpozději do 30 dnů od vyřízení do regálů podle spisového a skartačního plánu (SSP). Výpůjčky povoluje vedoucí spisovny na základě žádanky (uchovává se). Čl. 7 Spisová služba v mimořádných situacích Postup pro povodně, požár, kybernetický incident se řídí § 26 vyhlášky: Zálohy elektronické evidence 1× denně, off-site 1× týdně. Při evakuaci se zajišťují regály v úrovni 1 m nad podlahou; evakuační plán je přílohou č. 3. III. Skartační řád Čl. 8 Spisový a skartační plán (SSP) SSP je příloha č. 1 tohoto řádu. Obsahuje hierarchii věcných skupin s přiřazenými spisovými a skartačními znaky a lhůtami (§ 15 vyhlášky). Spouštěcí událost pro běh lhůty je uvedena v posledním sloupci SSP (např. „vyřazení žáka“, „uzávěrka účetního roku“). Čl. 9 Skartační znaky a lhůty „A“ (archiv) - po uplynutí lhůty se navrhuje trvalé uchování v archivu. „S“ (stoupa) - po uplynutí lhůty se navrhuje zničení. Skartační lhůta se vyjadřuje číslem; počátek běží 1. ledna roku následujícího po spouštěcí události. Čl. 10 Postup skartačního řízení Periodicita - škola provádí skartační řízení jednou za 3 roky vždy v 1. čtvrtletí. Příprava - pověřená osoba vytiskne/sevygeneruje seznamy: „Seznam A“ (dokumenty se znakem A), „Seznam S“ (se znakem S). Posouzení archivu - seznamy se zašlou Státnímu oblastnímu archivu v [místo]. Archiv do 90 dnů písemně sdělí, které dokumenty vybere. Realizace a) Dokumenty vybrané k archivaci se bezpečně předají archivu (předávací protokol ve 2 vyhotoveních). b) Dokumenty určené ke skartaci se fyzicky skartují (certifikovaná skartovačka stupeň P-4) nebo předají specializované firmě; záznam o zničení se založí do spisu skartačního řízení. Evidence - celý průběh řízení (seznamy, korespondence, protokoly) tvoří spis skartačního řízení se znakem A/10. IV. Odpovědnost a kontrola Ředitel školy odpovídá za zavedení a dodržování tohoto řádu. Vedoucí spisovny odpovídá za fyzické uložení a ochranu dokumentů a za přípravu skartačního řízení. Školní auditor (příp. interní kontrola) prověřuje dodržování řádu nejméně 1× za 2 roky; zprávu předkládá řediteli. V. Závěrečná ustanovení Tento předpis nabývá účinnosti dne [datum]. Dnem účinnosti se ruší Spisový a skartační řád ze dne [případné datum]. Nedílnou součástí řádu jsou přílohy: Příloha č. 1 - Spisový a skartační plán, Příloha č. 2 - Vzory evidenčních štítků, Příloha č. 3 - Evakuační a záchranný plán pro dokumenty, Příloha č. 4 - Pověření k podepisování dokumentů. V [místo] dne [datum] ....................................................... Mgr. [jméno] ředitel/ka školy Legislativní odkazy v textu Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě - úplné znění Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby - úplné znění Tento vzor plně vyhovuje aktuálním požadavkům výše uvedených právních předpisů; před vydáním jej vždy přizpůsobte konkrétní organizační struktuře a informačním systémům vaší školy.